सरकार ने निर्णय प्रक्रिया में दक्षता बढ़ाने के लिए केन्द्रीय सचिवालय में ई-ऑफिस के कार्यान्वयन में सुधार हेतु निम्नलिखित दिशानिर्देश जारी किए हैं। सभी मंत्रालयों/विभागों को सलाह दी गई है कि वे अपने-अपने ई-ऑफिस डैशबोर्ड पर विलंब के अपने मौजूदा आदेश/प्रस्तुति के चैनल को दर्शाएं।
मंत्रालयों/विभागों को गैर-उपयोगकर्ताओं की पहचान करने के लिए वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क (वीपीएन) के इस्तेमाल की समीक्षा करनी है और समुचित जांच और प्रक्रिया के बाद निष्क्रिय खातों को निष्क्रिय/बंद करने के लिए कदम उठाने हैं, उन्हें फाइलों के निर्माण पर कार्यालय प्रक्रिया संबंधी केंद्रीय सचिवालय के मैनुअल का पालन करने और कार्यालय ज्ञापन, परिपत्र, आदेश आदि के प्रबंधन और उन्हें ई-फाइल में संदर्भ के रूप में जोड़ने के लिए ज्ञान प्रबंधन प्रणाली (केएमएस) का उपयोग करने की सलाह दी गई है।
इसके अलावा, सभी फाइलों की एक सूची (विभागवार/ब्यूरोवार) पीडीएफ में केएमएस में सभी के संदर्भ के लिए रखी जाएगी। सरकार पदनाम/फाइल शीर्षों में एकरूपता लाने और अलग-अलग स्तरों की स्पष्ट रूप से पहचान करने के लिए व्यक्तिगत सूचना प्रबंधन प्रणाली की समीक्षा करना चाहती है। सरकार प्रत्येक स्तर पर लंबित फाइलों की पहचान करने, समय में देरी की पहचान करने और मंत्रालयों/विभागों में वैधानिक मंजूरी के लिए लगने वाले समय सहित विषय विशेष की लंबित फाइलों की पहचान करने पर जोर देने के लिए ई-ऑफिस एनालिटिक्स डैशबोर्ड को सुव्यवस्थित करना चाहती है।
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